Hoipipeloi!
Jij wil graag met hulp van ons gaan sporten, lekker dansen of muziek maken? Om jouw aanvraag te beoordelen en je goed te kunnen helpen, vragen wij gegevens van jou en je ouder(s)/verzorger(s). Deze hebben wij verkregen via een tussenpersoon. Maar, deze gegevens zijn eigenlijk privé. Met deze informatie willen wij jou en je ouder(s)/verzorger(s) goed informeren over wat wij allemaal doen met jullie gegevens.
Allereerst: wie zijn wij? Wij zijn een lokale stichting die zoveel mogelijk minder bedeelde kinderen willen helpen om te gaan sporten, dansen of muziek maken met als primair richtpunt de tweelingdorpen Maaskantje en Den Dungen. Onze stichting heeft toegang tot de gegevens van jou en je ouder(s)/verzorger(s). Wij zijn verantwoordelijk om de wetten en regels na te leven die gaan over de bescherming van jullie gegevens.
Welke gegevens en waarom hebben wij deze nodig (doeleinden)?
| Gegevens | Waarom? |
|---|---|
| Jouw naam | Maakt het iets persoonlijker en kunnen wij je beter helpen |
| Adresgegevens | Hiermee moeten wij onze hulp aan jou kunnen uitleggen. Enne … misschien moeten wij jou wel eens een brief sturen |
| E-mailadres | Handig, op deze manier kunnen wij jou helpen om bijvoorbeeld gear voor de door jouw gekozen activiteit te kopen |
| Telefoonnummer | Dezelfde reden als bovenstaand |
| Geboortedatum | Deze hebben wij nodig om te bepalen of wij je kunnen helpen maar ook om te zoeken naar een club/ vereniging van de door jouw gekozen activiteit, waar je bij leeftijdgenootjes in een team kan |
| Gegevens inkomen van jouw ouders/ verzorgers | Ook dit is belangrijk om te kunnen bepalen of wij je kunnen helpen |
| Welke sport wil je graag gaan doen? | Jij hebt de keuze, wat wij wel heel belangrijk vinden is dat het een sport/ activiteit is waar je in met andere kinderen in een team zit |
| Benodigde attributen? | Afhankelijk van de door jou gekozen sport regelen wij voor jou bijvoorbeeld ook je balli patta’s |
| Administratienummer | Voor ons ben je zeker geen nummer, maar je krijgt er wel eentje omdat dit makkelijker is om jou terug te vinden in onze administratie. |
Tevens worden bepaalde gegevens soms gebruikt zodat wij onze hulp aan jou moeten kunnen verantwoorden.
Het kan voorkomen dat andere instanties, zoal gemeenten, vragen naar jullie gegevens om onderzoek te doen (bijvoorbeeld naar welke kinderen wij helpen) of om die gegevens op te nemen in statistieken (analytische en statistische doeleinden). Geen zorgen, hier werken wij alleen aan mee, wanneer deze partijen ons de garantie geven dat de gegevens volledig geanonimiseerd worden. Geen garantie? Dan ook geen medewerking van ons. That’s a promiss!
Mogen we deze gegevens wel van jullie vragen en bewaren?
Goeie vraag! Het antwoord is ja. Een deel van deze gegevens hebben wij nodig om een overeenkomst met jou uit te voeren: wij verplichten onszelf jou ten slotte iets te geven. Andere gegevens, zoals jouw geboortedatum en gegevens over het inkomen van jouw ouders, bewaren wij omdat wij daar een eerlijk belang bij hebben. Zonder deze gegevens kunnen wij namelijk geen kinderen helpen, en dat willen wij nu juist zo graag. Ook kan het zijn dat wij de gegevens gebruiken omdat een andere partij (bijvoorbeeld de gemeente) daarbij een gerechtvaardigd belang heeft. Het gaat dan om een partij die de gegevens wil gebruiken voor onderzoek of om op te nemen in statistieken. Daarbij blijft jullie privacy voor ons wel het allerbelangrijkste.
Zijn jullie het er niet mee eens dat wij deze gegevens verzamelen en bewaren in ons gerechtvaardigd belang dan kunnen jullie ons altijd vragen daarmee te stoppen (recht van bezwaar). Dit leggen we onderaan deze brief duidelijker uit.
Hoe lang bewaren we de gegevens?
Wij bewaren jouw gegevens en die van je ouder(s)/verzorger(s) in ieder geval 7 jaar nadat wij je geholpen hebben, omdat de wet ons dat verplicht. Jouw naam, jouw geboortedatum en gegevens over het geld dat de sport- of cultuuractiviteit en/of attribuut heeft gekost, moeten we volgens de wet tot 10 jaar nadat we je geholpen hebben bewaren. Zijn deze bewaartermijnen afgelopen, dan zullen we de gegevens verwijderen.
Aan wie geven we de gegevens?
Alleen als dat nodig is voor de doeleinden waarvoor wij jullie persoonsgegevens gebruiken, geven wij andere personen jullie gegevens. Zo geven wij jouw naam en geboortedatum aan de vereniging waar je graag wil gaan sporten of dansen of aan de winkel voor de spullen die jij daarvoor nodig hebt. Jullie gegevens worden opgeslagen in de Cloud en afgeschermd met een wachtwoord dat niet makkelijk kan worden gehackt. Ook kan het zijn dat een gemeente jullie gegevens ontvangt.
Ook de persoon of instelling die jou bij ons heeft aangemeld (jouw tussenpersoon), verkrijgt jullie gegevens. Wij beschouwen de tussenpersoon als ‘één van ons’ die jou en je gezinssituatie goed kent en de aanvraag doet.
Welke rechten hebben jij en je ouders?
Allereerst is het belangrijk om te vermelden dat jij en je ouder(s)/verzorger(s) met al jullie vragen altijd bij ons terecht kunnen. We hebben een e-mailadres voor deze vragen en de rechten die jullie hebben (zie hieronder).
E-mailadres: info@maaskansje.nl
In het bijzonder wijzen wij je erop dat jij en je ouder(s)/verzorger(s):
- Altijd kunnen navragen welke gegevens wij van jullie hebben opgeslagen (recht van inzage);
- Altijd bij ons terecht kunnen wanneer bepaalde gegevens die we opslaan onjuist zijn (recht op rectificatie);
- Een verzoek kunnen doen om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen (recht op gegevenswissing);
- Ons altijd kunnen laten weten dat jullie het niet eens zijn met het gebruik van bepaalde gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang en dat willen stoppen (recht van bezwaar);
- Ons kunnen verzoeken het gebruiken van jullie gegevens tijdelijk te stoppen (recht op beperking van de verwerking);
- Ons kunnen vragen ervoor te zorgen dat bepaalde gegevens van jou in een digitaal pakketje worden gestopt zodat die aan een andere organisatie kunnen worden gegeven (recht op gegevensoverdraagbaarheid).
- Ook hebben jullie het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij wensen je alvast héél veel plezier bij je sport- of activiteit!
Met sportieve groet,
Stichting Maaskansje